Faktury przychodzą mailem i papierowo, ktoś je przepisuje, potem krążą między działami do akceptacji. Trudno sprawdzić, na jakim etapie jest dokument i kto go trzyma.
Automatyzacja obiegu dokumentów
Automatyzacja obiegu dokumentów i faktur z pomocą AI
Budujemy elektroniczny obieg dokumentów dopasowany do Waszego procesu: AI odczytuje faktury i dokumenty, przypisuje je do właściwych osób, a akceptacja odbywa się w kilku kliknięciach zamiast w mailach i na papierze.
Dokument trafia do jednego systemu, AI odczytuje z niego dane, obieg akceptacji uruchamia się sam, a w każdej chwili widać status i historię dokumentu.
Zakres wdrożenia
Automatyzacja obiegu dokumentów: co może obejmować wdrożenie
Nie zaczynamy od rewolucji w całej firmie. Wybieramy jeden proces, który realnie zabiera czas, i od niego zaczynamy.
- Automatyczne odczytywanie danych z faktur i dokumentów przez AI (kontrahent, kwoty, terminy)
- Kierowanie dokumentów do właściwych osób według reguł firmy
- Elektroniczna akceptacja faktur i umów z historią decyzji
- Przypomnienia o terminach płatności i dokumentach czekających na akceptację
- Archiwum z wyszukiwaniem po treści dokumentu
- Przekazywanie danych do systemu księgowego lub ERP
Korzyści
Korzyści z automatyzacji obiegu dokumentów
Mniej przepisywania
Dane z faktury odczytuje AI, a człowiek je tylko sprawdza.
Szybsza akceptacja
Dokument nie leży na biurku osoby, która jest na urlopie.
Pilnowanie terminów
Przypomnienia zanim minie termin płatności.
Pełna historia
Wiadomo, kto i kiedy zaakceptował dokument.
Łatwe wyszukiwanie
Dokument można znaleźć po treści, a nie tylko po nazwie pliku.
Dla kogo
Dla kogo elektroniczny obieg dokumentów
Największy efekt widać tam, gdzie dokumentów jest dużo, a akceptują je różne osoby.
- Firmy z dużą liczbą faktur kosztowych od wielu dostawców
- Firmy, w których faktury i umowy akceptuje kilka osób lub działów
- Firmy produkcyjne i handlowe z zamówieniami, WZ i dokumentami dostaw
- Biura i działy księgowości obsługujące wiele dokumentów miesięcznie
Zobacz też, jak podchodzimy do automatyzacji AI w całej firmie, automatyzacja procesów produkcyjnych, automatyzacja HR oraz aplikacji mobilnych połączonych z AI.
Odczyt AI
Dane z dokumentu bez ręcznego przepisywania.
Reguły obiegu
Dokument sam trafia do właściwej osoby.
Statusy
Widać, na jakim etapie jest każdy dokument.
Integracja z księgowością
Dane trafiają dalej bez kopiowania.
Proces wdrożenia
Jak wygląda wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów
Rozmowa i rozpisanie procesu
Sprawdzamy, kto co robi, ile to trwa i gdzie firma traci najwięcej czasu.
Projekt i wycena
Proponujemy zakres wdrożenia i wycenę dopasowaną do konkretnego procesu.
Budowa i integracja
Łączymy automatyzację z narzędziami, których już używacie.
Wdrożenie i szkolenie
Uruchamiamy rozwiązanie i pokazujemy zespołowi, jak z niego korzystać.
Wsparcie i rozwój
Obserwujemy działanie i rozbudowujemy automatyzację o kolejne procesy.
Wycena
Ile kosztuje automatyzacja obiegu dokumentów
Koszt zależy od rodzajów dokumentów, liczby etapów akceptacji i systemów do zintegrowania. Często zaczynamy od obiegu faktur kosztowych, bo to proces, który dotyczy prawie każdej firmy.
Nie publikujemy sztywnego cennika. Każdy projekt wyceniamy po rozmowie o realnym zakresie.
FAQ
Najczęściej zadawane pytania
Czym jest elektroniczny obieg dokumentów?
To system, w którym dokumenty, np. faktury i umowy, trafiają do jednego miejsca i przechodzą przez ustalone etapy akceptacji elektronicznie, z historią decyzji, zamiast krążyć w mailach i na papierze.
Jak AI pomaga w obiegu faktur?
AI odczytuje z faktury najważniejsze dane, np. kontrahenta, kwoty i terminy, oraz pomaga przypisać dokument do właściwej osoby lub kategorii. Człowiek sprawdza i zatwierdza.
Czy elektroniczny obieg dokumentów działa z KSeF?
Obieg można zaprojektować tak, by obsługiwał faktury pobierane z KSeF, zależnie od tego, jak firma z niego korzysta i jakiego programu księgowego używa. Ustalamy to na etapie analizy.
Czy musimy zrezygnować z obecnego programu księgowego?
Nie. Obieg dokumentów zwykle łączymy z programem, którego już używacie, przekazując do niego zaakceptowane dane.
Czy możemy zacząć tylko od faktur?
Tak, to najczęstszy start. Po uruchomieniu obiegu faktur łatwo dodać umowy, zamówienia czy inne dokumenty.
Gotowi na rozmowę?
Faktury i dokumenty krążą w mailach?
Porozmawiajmy o obiegu dokumentów w Twojej firmie. Pokażemy, jak mógłby wyglądać po automatyzacji.
Gotowy na wzrost?
Porozmawiajmy o Twoim projekcie
Napisz do nas, a przygotujemy propozycję dopasowaną do Twoich celów i budżetu. Konsultacja jest bezpłatna i niezobowiązująca.
